Datenschutzerklärung des Heilbronner Philatelisten-Verein e. V.
Der Umgang mit Ihren Daten durch den Heilbronner Philatelisten-Verein e. V. (nachfolgend „HPhV“) und Ihre Rechte - Informationen nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Der HPhV nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und zu welchem Zweck dies geschieht.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher:
Heilbronner Philatelisten-Verein e.V.
c/o Gerd Claßen
Friedensplatz 1
74072 Heilbronn
2. Welche Quellen und Daten nutzt der HPhV?
Wir verarbeiten Daten, die wir im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft von Ihnen erhalten. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (z. B. Vorname, Name, Titel, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf, Telefonnummern, E-Mail, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Land) sowie Legitimationsdaten (z. B. Mitgliedsnummer im BDPh), des Weiteren auch Auftragsdaten (z. B. Katalogausleihe), Bankdaten (z. B. IBAN- und BIC-Nummer), Informationen über die Bezahlung (z. B. Mitgliedsbeitrag, Spenden, etc.), Daten über die Nutzung unserer Website (z. B. Zeitpunkt des Aufrufs unserer Website, angeklickte Seiten von uns bzw. Einträge), Informationen über angegebene Sammelgebiete sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
3. Wofür verarbeitet der HPhV Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
3.1 Zur Erfüllung von satzungsgemäßen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit.b) DSGVO:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 4 Nr. 2 DSGVO erfolgt zur Erfüllung satzungsgemäßer Zwecke. Dies sind u. a. die Förderung der Philatelie und des Sammelns von Briefmarken, die philatelistische Forschung, Förderung des Ausstellungswesens, etc.
3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6, Abs.1 lit. f) DSVO:
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen satzungsgemäßen Pflichten hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.
Beispiele: Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
3.3 Auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO:
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, dem HPhV erteilt worden sind.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb des HPhV erhalten nur diejenigen Vereinsfunktionäre Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer satzungsgemäßen Aufgaben und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 23 DVGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Derzeit haben wir keine Auftragsverarbeiter eingesetzt.
Des Weiteren übermitteln wir Daten an den Landesverband Südwest, Fachstelle Mitgliederverwaltung, über den wir und Sie beim Bund Deutscher Philatelisten e. V. Mitglied sind. Diese Daten sind: Vorname, Name, Titel, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Land. Bei Neumitgliedern führt der Landesverband Südwest sodann die Anmeldung beim Bund Deutscher Philatelisten e. V. durch.
5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus steuer- und handelsrechtlichen Regelungen ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen auf Aufhebung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den 88 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in bestimmten Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes — EWR) oder an internationale Organisationen findet nicht statt.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach § 34 und § 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzbehörde nach Art. 77 DSGVOi. V. m. § 19 BDSG.
8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Datenbereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Mitgliedschaft erforderlich sind oder zu deren Erhebung Sie gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss einer Mitgliedschaft oder den Antrag auf Mitgliedschaft ablehnen müssen oder eine bestehende Mitgliedschaft nicht mehr durchführen können und ggfs. beenden müssen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Datenübertragung im Internet
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
11. Änderungen
Von Zeit zu Zeit kann es erforderlich werden, den Inhalt der vorliegenden Hinweise zum Datenschutzv anzupassen. Wir behalten uns daher vor, diese jederzeit zu ändern.